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职场必备:高效拨打工作电话技巧

来源:壹心理 时间:2018-01-23 作者:王大侠 浏览量:

一、挑选通话时间

每个人的工作习惯、工作时间都各不相同。比如,一般来说身处管理层的人可能需要参与更多的会议,而日常工作也更加繁忙;所以,给他们打电话的时候,很可能最好把通话时间安排在上班时间开始的半个小时之内。因为他们通常上班是准时的,而半小时之后他们要么去参加会议去了,要么就在忙于处理其他事情。而另外一些人(尤其那些与设计相关的工作人员)往往是夜猫子,上午11点之前给他们打电话很可能会令他们大为光火;而在凌晨给他们打电话他们却又不见得觉得意外。

一个良好的习惯是在电话簿中添加新纪录的时候,加上一条备注,记下此人通常情况下方便接电话的时间。另外一个建议是,在无法确定对方是否方便接电话的时候,先发一条短信过去,问“请问方便接电话么?我是×××,有关×××的事儿找您。”其实最好把这样一条短信的模板保存在手机中,以备随时调用。

二、提前准备通话内容

做任何事情都最好提前做足功课——哪怕像打电话这样的“小事”。比如,对不同的人可能要采取不同的表达方式——仅靠“随机应变”这通常很难做好。所以要提前做准备。

最令人厌烦的电话是那种刚刚放下两秒钟电话铃又响起来,而后听对方说“真不好意思,刚刚忘了……” 这样的时候,我想很多人都是在很礼貌地回答“没关系”的同时早已在心中把对方默默地划入“不靠谱”那个分类中去……

一个良好的习惯是在电话旁边随时摆上一个便签簿。打电话之前,把通话要点罗列在纸上。每沟通过其中一条之后就在之前打勾,这样可以确保通话逻辑清晰,避免遗漏重要信息。而通话过程中,对方所提供的信息也可能要随手记录,相信我,大多数人的记忆力是不可靠的。生活中去超市买东西回来之后发现少买了一两样,顶多生一会儿闷气就算了,但是工作中遗漏了一点东西却可能让你失业,进而甚至连续好几个月都没可能再去超市买东西。

用移动电话更多的人,真的很有必要随身携带纸笔。把电话、纸笔放在一起,放在一个单独的口袋里,可以节约很多时间。有多少次你看到这样的场景:有人手忙脚乱地翻着包,脖颈中夹着手机,嘴里说着“您等一下……对不起……”弄不好你接下来看到的是那人好不容易找到纸笔却发现笔是不能用的……

三、电话没有拨通怎么办

如果工作电话没有拨通,那么最好用手机给对方发个短信,简要说明一下事由——尤其是当你用公司的电话(分机通过总机)拨出去找人没找到的时候。对方可能因为种种原因错过了电话,而等他回拨过来的时候却只能拨到总机,而因为他不知道分机号码而不可能找到你。这是个极其简单的“要想办法站在对方角度思考”的实例,可你会与我一样无比惊讶地发现99%的人不懂得正确的做法。很多人因这样简单的陷阱而耽误很多事情错过很多机会却又全然不自知。

四、切莫自以为是

不要误以为对方一定在手机里存有你的电话号码,不要误以为对方一定会一下子听出你的声音——哪怕是再熟悉的同事。对方可能最近刚刚丢过手机,所以通讯簿正在恢复阶段;对方也可能正身处嘈杂的环境,无法听清你的声音……最莫名其妙的电话开场白就是“是我……”,更有甚者,有些人自以为是到连这两个字都不说。私人电话也就算了,工作电话切忌如此。与联络不是很频繁的工作相关人员短信的时候,在末尾加上姓名是并不麻烦并能省掉很多麻烦的好习惯。

五、定期整理备份电话簿

电话丢失是常见的事情。一个电话的价格倒无所谓了,要命的是电话簿。今天,大多数人的手机里都存有几百个电话号码,有些人甚至连家里的电话号码都记不住。电话簿的丢失或者损坏不仅损失难以估量,并且是特别尴尬的事情,要不停地这样回短信:“对不起,我的电话簿坏了,请问你是……?”

要养成定期备份电话簿的习惯。挑选一款能够与电脑方便地连接的手机很重要,不要选用那种必须使用特殊连接线才行的手机。如果你使用的电脑是Windows操作系统,建议你选择ppc智能手机,比如dopod;如果你使用的电脑是Mac,那么可以选择iPhone——当然这只是建议,每个人的偏好不同。然而使用能够与电脑很方便地同步的手机的巨大好处在于你的电话簿中可以很方便地保存更多除了电话号码之外的附加信息。

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